Sprzątanie biura w Krakowie, Katowicach, Warszawie. Jak przygotować optymalny zakres prac?

Obsługując naszych Klientów w Krakowie, Katowicach czy Warszawie bardzo dużą uwagę zwracamy na zakres prac porządkowych, który ma być realizowany w biurze. Jest to kluczowa sprawa dla sporządzenia konkretnej i korzystnej oferty cenowej. Osoby zarządzające biurem, czyli odpowiedzialne m.in. za wybór firmy sprzątającej albo dysponują zakresem, który chcą aby był realizowany, albo oczekują od nas konkretnych propozycji. Lubimy każdą z tych opcji. Dobrze jest zapoznać się z konkretnymi oczekiwaniami Klienta w zakresie sprzątania biura. Ciekawe jest również przedstawienie swojej koncepcji. W jednym i drugim przypadku rozmawiamy z Klientem, omawiamy to co według nas jest konieczne, co możemy zmienić, jaką innowację wprowadzić. Kierujemy się złotą zasadą, która brzmi: „stwórz taki plan współpracy, za który będzie mógł wziąć odpowiedzialność i w pełni go wypełnić”. Oznacza to, że w sformułowaniu ofertowym: „realizowany zakres prac” ważność skierowana jest na słowo „realizowany”. Nie jest to teoretyczna propozycja, ma być to swoisty plan działania dla nas i dla naszych pracowników.

Można by stwierdzić, że nieważne gdzie dane biuro się mieści, czy to będzie Kraków, Katowice, Warszawa czy inne miasto w Polsce. Każde biuro jest podobne i w zasadzie można kierować się z góry przygotowanym wzorem. Dla laika jest to zupełnie normalne i proste. My przyglądamy się wszystkiemu troszkę z innej perspektywy, w końcu od tego są profesjonaliści, prawda?

No dobrze, to na co zwracamy uwagę tworząc plan współpracy z Klientem? Poniżej przedstawię kilka kluczowych przy sprzątaniu biur elementów.

• Specyfika pracy biura, tj. czy biuro jest tylko miejscem pracy dla zatrudnionych w nim osób, czy też przychodzą do niego klienci i osoby z zewnątrz

• Operacyjność biura, tj. czy biuro pracuje w pełnym zakresie, czy też pracownicy pracują zdalnie i jest dużo przestrzeni nieużywanych

• Rodzaj powierzchni, tj. typ podłogi, czy jest to wykładzina tekstylna, czy posadzka zmywalna, czy są przeszklenia wewnętrzne i inne newralgiczne punkty w biurze, czy są toalety w biurze czy w częściach wspólnych biurowca, jak rozbudowana jest kuchnia i część socjalna

• Rodzaj prac dodatkowych, tj. czy biuro wymaga wykonywania prac specjalistycznych, np. czyszczenie wykładzin, doczyszczanie i polimeryzacja podłóg, prace alpinistyczne, ozonowanie

• Kategoria prac porządkowych, tj. czy sprzątanie ma się odbywać jednorazowo w ciągu dnia, czy też wskazany jest dyżur osoby sprzątającej.

Mając już takie tło można wyodrębniać rodzaj i częstotliwość wykonywania poszczególnych prac. Konkretny plan przygotowujemy dla każdego klienta indywidualnie. Tutaj mogę jedynie nakreślić to co w takim zakresie powinno się na pewno znaleźć, aby móc określać naszą usługę jako „kompleksowe sprzątanie pomieszczeń biurowych”.

W zakresie prac porządkowych muszą znaleźć się takie punkty jak:

• odkurzanie podłóg (bez względu na rodzaje powierzchni),

• mycie podłóg i posadzek zmywalnych,

• mycie biurek, półek, szafek,

• mycie frontów szaf,

• czyszczenie i dezynfekcja toalet wraz z wyposażeniem sanitarnym,

• mycie płytek naściennych,

• sprzątanie pomieszczeń socjalnych i kuchni wraz z myciem urządzeń, tj. lodówka, zmywarka, ekspres do kawy,

• mycie przeszklonych elementów biura, tj. przeszklenia wewnętrzne, drzwi,

• opróżnianie koszy na śmieci wraz z ich bieżącym myciem,

• mycie okien,

• mycie drzwi,

• mycie takich elementów jak włączniki świateł, hydranty, cokoły, itp.,

• mechaniczne czyszczenie wykładzin,

• inne prace uzgodnione z Klientem i uzależnione od konkretnego wyposażenia biura.

Częstotliwość wykonywania prac uzależniona jest od kluczowych elementów przy sprzątaniu biur, o których wspomniałam wcześniej. Istotnym czynnikiem jest również budżet jaki Klient przewiduje na wykonanie usługi sprzątania. Są biura, które wymagają, aby większość z w/w prac była wykonywana codziennie. Jednak zdarzają się miejsca, gdzie zmniejszenie częstotliwości, np. odkurzania czy mycia biurek nie wpłynie zasadniczo na ogólną czystość biura. Coraz częściej też spotykamy się z takimi powierzchniami, które generalnie mogą być sprzątane jeden, dwa lub trzy razy w tygodniu i też ma to sens i przynosi pożądany efekt.

Dlatego też w naszej pracy kładziemy szczególny nacisk na rozmowę z Klientem. Pozwala to optymalizować zakres prac i co się z tym wiąże racjonalizować wydatki na sprzątanie biura. Przy obecnych kosztach pracy taka aktualizacja jest niezbędna i wtedy faktycznie nie ma znaczenia czy sprzątamy biuro w Krakowie, Warszawie czy w Katowicach. Każdy zwraca teraz uwagę na koszty swojej działalności. Sprzątanie biura przez firmę zewnętrzną jest dużo wygodniejszym rozwiązaniem niż zatrudnianie osób sprzątających. Z tego też powodu warto poświęcić trochę czasu, naprawdę niewiele, aby ustalić czego tak naprawdę od firmy sprzątającej oczekujemy. Tym bardziej, że np. nasza firma jest w tym względzie bardzo elastyczna. Bywa tak, że rozpoczynamy gdzieś prace sprzątając biuro dwa razy w tygodniu a gdy okazuje się, że jest to niewystarczające zmieniamy zasady i dostosowujemy ofertę do nowych okoliczności. Każda strona współpracy powinna być zadowolona – wtedy właśnie usługa realizowana jest na poziomie optymalnym.